Términos y condiciones

• Razón social: SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC
• NIT: 902.031.141-5
• También identificada como: SFANDS S.A.S. BIC · marca CaféInteligente
• Domicilio: Pereira, Risaralda, Colombia
• Correo: contacto@softwarefactory.tech
• Teléfono: +57 313 744 0259
• Sitio: cafeinteligente.relatia.co

Esta información se publica en cumplimiento del artículo 50 de la Ley 1480 de 2011, sobre operaciones mediante comercio electrónico.

Estos términos regulan el acceso y uso de la plataforma CaféInteligente y de los servicios asociados de implementación, capacitación, migración y soporte que SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC presta a sus clientes. Al contratar el servicio, o al usar la plataforma, el Cliente acepta estos términos en su totalidad.

• Plataforma: el software CaféInteligente, sus módulos, add-ons, sitios web y servicios accesorios.
• Cliente: la persona natural o jurídica que contrata el servicio.
• Usuario: cada persona autorizada por el Cliente para acceder a la Plataforma con credenciales propias.
• Instancia: el espacio de datos aislado que corresponde a un solo Cliente.
• Datos del Cliente: la información que el Cliente o sus Usuarios cargan, generan o procesan en la Plataforma.
• Add-on: módulo opcional que se activa y se cobra por separado del plan principal.
• Cotización: la oferta comercial escrita y aceptada que fija el alcance, el precio y los plazos de cada contratación.

CaféInteligente se ofrece a empresas —trilladoras, exportadoras, comercializadoras, tostadoras y cooperativas— que lo utilizan como herramienta de su actividad económica. En esa medida, el Cliente no adquiere el servicio como destinatario final en los términos del artículo 5, numeral 3, de la Ley 1480 de 2011, y el régimen de protección al consumidor —incluido el derecho de retracto de su artículo 47— no le resulta aplicable.

Si en un caso concreto el Cliente sí reúne la condición de consumidor, conservará íntegramente los derechos que la ley le reconoce: nada en estos términos limita, renuncia ni condiciona esos derechos, y la garantía voluntaria de la cláusula 10 se suma a la garantía legal, no la reemplaza.

Los precios y alcances publicados en el sitio web son información comercial de referencia y no constituyen una oferta vinculante en los términos de los artículos 845 y siguientes del Código de Comercio. La relación contractual nace cuando el Cliente acepta por escrito una Cotización, que prevalece sobre lo publicado en el sitio en caso de discrepancia.

La aceptación puede otorgarse por medios electrónicos —correo, firma electrónica o confirmación en la Plataforma— y tendrá plena validez probatoria conforme a la Ley 527 de 1999.

Los precios se expresan en pesos colombianos (COP) y no incluyen el IVA ni otros tributos aplicables, que se liquidarán en la factura. A la fecha de vigencia de estos términos, los valores publicados son:

El valor de implementación se factura al inicio y la mensualidad de forma recurrente desde la puesta en producción. No hay permanencia mínima: el Cliente puede terminar la suscripción conforme a la cláusula 20.

SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC podrá actualizar sus tarifas. Todo cambio de precio para un Cliente vigente se comunicará por escrito con al menos treinta (30) días calendario de anticipación y solo regirá para los periodos posteriores; si el Cliente no lo acepta, podrá terminar la suscripción sin penalidad antes de que el nuevo precio entre a regir.

La mora en el pago faculta a SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC para suspender el acceso previo aviso escrito, y causará intereses moratorios a la tasa máxima legalmente permitida.

Según el plan contratado, la implementación comprende:

• Configuración e implementación completa del sistema.
• Ocho (8) horas de capacitación al equipo del Cliente.
• Acompañamiento en los dos (2) primeros embarques reales —o en las dos primeras tostiones, en el Módulo Tostadoras—.
• Entrega de plantillas de migración para que el equipo del Cliente las diligencie, con carga automática al sistema.
• Soporte técnico estándar en los horarios de la cláusula 11.

Los plazos de puesta en marcha se cuentan desde la firma de la Cotización y suponen la colaboración oportuna del Cliente: entrega de información, disponibilidad del personal para capacitación y definición de parámetros. Las demoras atribuibles al Cliente extienden el plazo en el mismo tiempo, sin costo adicional para él ni responsabilidad para SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC.

La migración del histórico no está incluida en el valor de implementación: es un complemento opcional que se cotiza aparte según el sistema de origen. Los packs publicados parten de $2.900.000 (Light: papel o Excel), $5.900.000 (Standard: sistemas legacy estables) y $8.900.000 (Pro: múltiples fuentes o reconstrucción). SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC entrega cotización cerrada, con alcance, plazo y precio fijo, dentro de las 48 horas siguientes al diagnóstico.

La fidelidad del resultado depende de la calidad y consistencia de la información de origen. SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC no responde por errores, vacíos o duplicidades ya presentes en los datos entregados por el Cliente.

Los add-ons —Documentación BASC, Arranque EUDR y Módulo Cooperativas— son extensiones opcionales que se suman a cualquier plan. Se activan solo si el Cliente los contrata expresamente y se facturan por separado. Su desactivación no afecta el plan principal.

SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC otorga una garantía voluntaria de noventa (90) días calendario, contados desde la puesta en producción: si dentro de ese plazo el Cliente manifiesta por escrito que no quedó conforme con el servicio, SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC le devolverá el cien por ciento (100%) del valor de implementación efectivamente pagado.

La devolución se hace efectiva dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la solicitud. No se requiere justificación. Quedan por fuera de esta garantía las mensualidades ya causadas por el uso del servicio durante ese periodo y los valores pagados por migración de datos, que se rigen por su propia cotización.

Esta garantía es adicional e independiente de la garantía legal que corresponda cuando resulte aplicable.

El soporte técnico estándar se presta de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m., en hora de Colombia, por WhatsApp, correo electrónico y videollamada. Los Clientes de cooperativas y quienes tengan módulos adicionales cuentan con atención prioritaria y respuesta extendida, en los términos de su Cotización.

SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC procura la disponibilidad continua de la Plataforma, pero no garantiza una operación ininterrumpida ni libre de errores. Podrán realizarse ventanas de mantenimiento programado, que se avisarán con anticipación razonable y se procurará ubicar fuera del horario de operación. La Plataforma depende de servicios de terceros —infraestructura en la nube, proveedores de datos de mercado, transportadores, certificadores y operadores de correo— cuyas interrupciones escapan al control de SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC.

• Suministrar información veraz, completa y actualizada.
• Custodiar las credenciales de sus Usuarios y no compartirlas. Todo acto realizado con las credenciales de un Usuario se presume hecho por él.
• Notificar de inmediato cualquier uso no autorizado que detecte.
• Asignar y revocar oportunamente los permisos de sus Usuarios.
• Contar con las autorizaciones de los titulares de los datos personales que cargue en la Plataforma, conforme a la cláusula 5 de la política de tratamiento de datos.
• Pagar oportunamente los valores facturados.

El Cliente y sus Usuarios se abstendrán de:

• Usar la Plataforma para fines ilícitos o contrarios a estos términos.
• Acceder o intentar acceder a instancias o datos de otros clientes. Estas conductas están tipificadas en la Ley 1273 de 2009.
• Descompilar, aplicar ingeniería inversa o intentar extraer el código fuente.
• Revender, sublicenciar o ceder el acceso a terceros sin autorización escrita.
• Introducir código malicioso o realizar pruebas de carga o intrusión no autorizadas.
• Extraer masivamente datos de la Plataforma por medios automatizados no previstos.

Los Datos del Cliente son y siguen siendo del Cliente. SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC no adquiere derecho de propiedad sobre ellos y los trata únicamente para prestar el servicio, siguiendo sus instrucciones, en calidad de Encargado del tratamiento.

Cada Cliente opera sobre una instancia de datos aislada: la arquitectura multi-tenant separa la información de cada empresa, de modo que los datos de una no se mezclan con los de otra. La información se aloja en infraestructura de nube en la región acordada con el Cliente.

Ambas partes guardarán confidencialidad sobre la información no pública a la que accedan con ocasión del contrato, obligación que subsiste por dos (2) años después de su terminación. El tratamiento de datos personales se rige además por la política de tratamiento de datos.

La Plataforma incorpora funciones de inteligencia artificial que consultan los datos del Cliente en tiempo real para responder o sugerir. Los modelos no se entrenan con los datos del Cliente, y cada consulta queda registrada y puede ser auditada por el Cliente.

Los resultados de estas funciones —mezclas sugeridas, estimaciones de rendimiento, scorings, recomendaciones de planificación— son apoyo a la decisión y no sustituyen el criterio profesional del Cliente. Antes de actuar sobre ellos, el Cliente debe validarlos. SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC no responde por las decisiones comerciales, productivas o financieras que el Cliente adopte con base en ellos.

La Plataforma muestra información de mercado —entre otras, la cotización del Coffee "C" (NYB) y la tasa representativa del mercado— y calcula posiciones, exposición y resultados no realizados sobre contratos forward registrados por el Cliente.

Esa información es referencial, proviene de fuentes de terceros y puede presentar retrasos, interrupciones o imprecisiones. No constituye asesoría financiera, de inversión, cambiaria ni tributaria, ni una recomendación de compra o venta. SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC no está autorizada ni pretende actuar como asesor o intermediario del mercado de valores. Las decisiones de cobertura, fijación de precio o negociación son exclusivas del Cliente y de su total responsabilidad.

Los módulos de cumplimiento —EUDR, Documentación BASC, certificaciones y catación— son herramientas para organizar, documentar y presentar evidencia. Facilitan el cumplimiento, pero no lo garantizan ni lo sustituyen.

La responsabilidad del cumplimiento normativo es exclusivamente del Cliente, así como la veracidad de la información que declare. En particular, SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC no garantiza la aprobación de una Declaración de Diligencia Debida ante el sistema de información de la Unión Europea, ni la obtención o renovación de una certificación BASC, CTPAT, OEA o equivalente, ni el resultado de una auditoría o de una inspección de autoridad competente. La exactitud de los polígonos, títulos y documentos aportados por el Cliente o por sus proveedores es responsabilidad de quien los aporta.

La normativa aplicable puede cambiar. SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC procura mantener la Plataforma actualizada, pero no responde por cambios regulatorios ni por su interpretación por parte de las autoridades.

La Plataforma, su código fuente, arquitectura, interfaces, documentación, marcas y signos distintivos —incluidos "CaféInteligente" y "Software Factory"— son propiedad exclusiva de SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC y están protegidos por la Ley 23 de 1982, la Decisión Andina 351 de 1993 y las demás normas aplicables.

El contrato otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible, revocable y limitada a la vigencia de la suscripción y al número de Usuarios contratados. No implica cesión ni transferencia de derechos de propiedad intelectual.

Las mejoras, correcciones y desarrollos que SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC realice sobre la Plataforma —aun cuando se originen en una sugerencia del Cliente— le pertenecen a SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC, salvo pacto escrito en contrario.

SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC responde por el cumplimiento diligente de sus obligaciones. Salvo en los casos de dolo o culpa grave —en los que responde en toda su extensión, pues su condonación anticipada no produce efecto conforme al artículo 1522 del Código Civil— y salvo los daños a la vida o integridad de las personas, la responsabilidad total y acumulada de SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC frente al Cliente se limita a los valores efectivamente pagados por el Cliente durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origina la reclamación.

Dentro de ese límite, SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidad comercial, sanciones impuestas al Cliente por autoridades, rechazo de embarques, ni por decisiones que el Cliente adopte con base en la información de las cláusulas 15, 16 y 17.

SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC tampoco responde por fallas atribuibles a fuerza mayor, caso fortuito, a la red del Cliente, a sus equipos, o a servicios de terceros ajenos a su control.

La suscripción se renueva por periodos mensuales sucesivos mientras alguna de las partes no la termine. No hay permanencia mínima. Cualquiera de las partes puede terminar la suscripción mediante aviso escrito con treinta (30) días calendario de anticipación, sin penalidad alguna.

SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC podrá terminar el contrato de forma inmediata si el Cliente incumple gravemente estos términos —en especial la cláusula 13— o si persiste en mora por más de sesenta (60) días tras el aviso de suspensión.

Terminado el contrato, SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC pondrá a disposición del Cliente sus datos en un formato estructurado de uso común durante los treinta (30) días calendario siguientes. Vencido ese plazo, y salvo deber legal de conservación o solicitud escrita en contrario, los datos serán eliminados de forma segura.

SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC podrá modificar estos términos. Los cambios se publicarán en esta página con su nueva fecha de vigencia y, cuando sean sustanciales, se comunicarán a los Clientes vigentes con al menos treinta (30) días calendario de anticipación. Si el Cliente no los acepta, podrá terminar la suscripción sin penalidad antes de que entren a regir.

El Cliente no podrá ceder su posición contractual sin autorización escrita de SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC. SOFTWARE FACTORY AND SERVICES S.A.S. BIC podrá cederla en caso de fusión, escisión o transferencia de su establecimiento de comercio, informando previamente al Cliente y sin que ello altere las condiciones pactadas.

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las partes procurarán resolver directamente cualquier diferencia dentro de los treinta (30) días siguientes a la reclamación escrita. De no lograrlo, se someterán a los jueces de la República de Colombia, con domicilio en Pereira, Risaralda, Colombia.

Cuando resulte aplicable el Estatuto del Consumidor, el Cliente podrá acudir además a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con el servicio o con estos términos se atienden en contacto@softwarefactory.tech o al +57 313 744 0259, y se responden dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.